Vereinsarbeit Online

23
Nov
2020

Mitgliederversammlungen und Abstimmungen online durchführen

Einleitung

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, um Teile der Vereinsarbeit zu digitalisieren und beispielsweise Mitgliederversammlungen oder Abstimmungen online durchzuführen. Dabei gilt, so individuell wie sich die Arbeit in jedem Verein gestaltet, so individuell sollten auch die digitalen Repräsentationsformen der Vereinsarbeit ausgewählt werden. Dabei sollten immer alle Mitglieder im Blick behalten werden.  Unterstützung sollte für die Personen im Verein bereitgestellt werden, die noch nicht sicher im Umgang mit digitalen Technologien sind. So kann die Digitalisierung einen tollen Beitrag dazu leisten, Allen Vereinsmitgliedern gleichermaßen eine Stimme zu geben und Arbeitsabläufe zu verschlanken. Der Einsatz von Technologien bietet viele Chancen. Abläufe sollten dabei jedoch nicht mit schlechten digitalen Kopien, gut funktionierender analoger Prozesse, überfrachtet werden. Worauf man achten muss, wenn zum Beispiel Mitgliederversammlungen oder Abstimmungen online abhalten werden, erfahren sie im nachfolgenden Text.

Synchronität vs. Asynchronität

In der analogen Welt sind wir es gewohnt, gemeinsame Treffen, Abstimmungen und Arbeitsphasen simultan abzuhalten. Wie sollte schließlich ein Treffen aussehen, zu dem nicht alle zur selben Zeit am selben Ort sind? Durch Digitalisierung können wir uns schrittweise sowohl von der örtlichen als auch von der zeitlichen Grundbedingung lösen. Verfahren, bei denen wir zwar an unterschiedlichen Orten aber zur selben Zeit online miteinander interagieren, heißen synchrone Verfahren. Asynchrone Verfahren erlauben es, uns, zeitunabhängig online miteinander zu kommunizieren. Zu Beginn sollte auf synchrone Verfahren zurückgreifen werden und asynchrone nur dort genutzt werden, wo es für die Vereinsarbeit von Vorteil ist. Da asynchrone Verfahren oftmals eine größere Umstellung der eigenen Arbeitsstruktur erfordern als synchrone Verfahren, sind diese für Einsteiger in die digitale Welt weniger geeignet.

Photo by Chris Montgomery on Unsplash
Photo by Chris Montgomery on Unsplash

Die Mitgliederversammlung online abhalten

Das wohl prominenteste Mittel zur synchronen Onlineinteraktion ist die Webkonferenz. Sie stellt die Basis dar, auf der die Mitgliederversammlung oder Arbeitsgruppenreffen durchführt werden können. Insbesondere in den letzten Monaten haben Webkonferenztools in viele Onlinedienste Einzug gehalten. Der Funktionsumfang dieser Tools weicht dabei oftmals nur in Nuancen ab. Je nachdem, welche Grundbedingungen Ihnen am Herzen liegen, sollten Sie das geeignete Tool auswählen. Haben Sie bereits ein Tool implementiert und sind Sie damit zufrieden, bleiben Sie ihrem Kurs treu. Tools wie Skype, Jitsi oder Zoom, welche Ihnen als Dienst kostenlos vom Anbieter bereitgestellt werden, sind das Mittel der Wahl, falls sie nur gelegentlich auf Webmeetings in Ihrer Vereinsarbeit zurückgreifen wollen. Eine umfangreiche Testung sowie eine detaillierte Gegenüberstellung der Systeme von Stiftung Warentest finden sie HIER. Leider gibt es in regelmäßigen Abständen Negativschlagzeilen über diese kostenlosen Tools. So waren zuletzt große datenschutzrechtliche Mängel bei Zoom aufgefallen. Will man in der Vereinsarbeit  langfristig auf Webmeetings setzen, sollte auf eine selbstgehostete Variante zurückgegriffen werden. Der Vorteil einer selbstgehosteten Software auf einem dedizierten Server gegenüber einer Software als Service liegt darin, dass die Datenhoheit behalten nicht abgegeben wird. Dies ist auch in professionellen Kontexten der Königsweg, erfordert aber technisches Wissen sowie finanzielle Mittel. Die Partnerschaft für Demokratie betreibt in Zusammenarbeit mit dem Demokratischen Jugendring Jena eine eigene BigBlueButton-Instanz auf einem dedizierten Server, welche kostenlos genutzt werden kann, von Projekten die über die Partnerschaft für Demokratie Jena gefördert werden sowie von Jugendinitiativen und den Mitgliedsverbänden im demokratischen Jugendring. Alle anderen bekommen das System für 10€ pro Tag bereitgestellt.

Abstimmungen online durchführen

Um Abstimmungen online durchzuführen, gibt es viele kostenlose Möglichkeiten. Nutz man zum Beispiel Zoom oder BigBlueButton, kann direkt im Konferenzsystem eine Umfrage erstellt werden. Der Vorteil hier: Das Ergebnis steht sofort bereit, jede Person in der Konferenz kann nur eine Stimme abgeben und die Umfrage ist anonym (bzw. nur die Wahlhelferin / der Wahlhelfer sieht die Stimmen). Sollten Sie ein kostenloses Tool für Webmeetings nutzen, welches keine integrierte „Poll-Funktion“ hat, können externe Umfrageservices wie Mentimeter einfach per Link in die Webkonferenz eingebracht werden. Doch was, wenn nur eine geringe Anzahl von Mitgliedern zum selben Zeitpunkt an der Mitgliederversammlung teilnehmen kann? Hier kommen asynchrone Umfragen ins Spiel! Diese Umfragen können Sie mithilfe von „Survey-Tools“ durchführen.
Die Tools surveymonkey und crowdsignal sind kostenlos und weit verbreitet. Ähnlich wie bei den Webkonferenz-Systemen gilt hier, der Einstieg über SaaS (Software as a Service) ist durchaus gangbar, sollte man regelmäßig Umfragen online abhalten, empfehlen sich selbstgehostete Dienste wie LimeSurvey.

Eine besondere Herausforderung für diese Systeme entsteht, wenn man einerseits möchte, dass jedes Mitglied maximal eine Stimme angeben kann und andererseits ein vollkommen anonymisiertes System sucht. Es existieren zwei Möglichkeiten, um diese Herausforderungen anzugehen. ADoodle ist ein Tool, welches als „Wahlhelfer“ fungiert und via Mail alle Mitglieder einzeln zur Wahl berechtigt und gleichzeitig eine mehrfache Stimmabgabe verhindert. Dafür benötigt jedes Mitglied eine E-Mail-Adresse. Eine zweite Möglichkeit besteht darin, dass man durch die Vergabe von Wahlberechtigungsnummern ein anonymes System erzeugt. Für das zweite System ist es notwendig, in einer Tabelle so viele geheime Wahlberechtigungsnummern zu erzeugen, wie es Mitglieder im Verein gibt. (z.B. 8-Stellige Ziffern und Buchstabenfolge) Dann müssen diese Nummern so an alle Mitglieder verteilt werden, dass nicht mehr nachvollziehbar ist, welches Mitglied welche Wahlberechtigungsnummer hat. (z.B. durch neutralen Wahlhelfer oder eine der Verschwiegenheit verpflichtete Person aus dem Verein oder durch Mischen und versenden per Post) Diese Nummer muss jedes Mitglied für sich geheim halten. Im letzten Schritt können die Mitglieder per Online-Befragung an der Abstimmung teilnehmen. Dabei werden nur die Stimmen gewertet, welche unter Angabe einer gültigen Wahlberechtigungsnummer abgegeben werden. Eine „quick-and-dirty“ Variante bietet Telegram. Dort können innerhalb einer Gruppe anonyme Umfragen erstellt werden.

Zusammenfassung

Es gibt eine Reihe an Möglichkeiten, um Vereinsarbeit in den digitalen Raum zu überführen. Einfache kostenlose Services, bieten dabei eine niederschwellige Einstiegsmöglichkeit auf Kosten des Datenschutzes. Trotzdem können diese eine gute Einstiegsmöglichkeit bieten. Will man das digitale Handeln im Verein langfristig anlegen, sollte auf eine selbstgehostetes Tool zurückgegriffen werden. Anonymisierte Umfragen digital durchzuführen ist nicht trivial – eine vertrauenswürdige neutrale Wahlhelferin bzw. ein Wahlhelfer kann den Prozess deutlich erleichtern.

Noch ein Tipp zum Schluss.

Sollten Sie nicht bereits jetzt die Vorteile der online-Terminfindung für Ihre Vereinstreffen nutzen, werfen sie einen Blick auf Doodle. Wollen Sie den amerikanischen Dienst umgehen und datenschutztechnisch auf Nummer sicher gehen, empfehle ich ihnen das von der technischen Universität Dresden bereitgestellte Tool Dudle.

Offene Fragen?

Textautor: Felix Blumenstein

Als freiberuflicher Dozent bin ich in der Beratung und Fortbildung tätig. Haben Sie noch Fragen oder benötigen Sie Unterstützung, bei der Implementation eines digitalen Tools? Sprechen Sie mich gern an, meine Dienstleistungen sind erschwinglich und spezialisiert auf den Bildungs- und Kulturbereich.

Weitere Informationen finden Sie auf meiner Website unter htps://felix-blumenstein.de